Slapende VvE, weg ermee!

Remko van den Wildenberg 12 september 2017 6 minuten Civiel vastgoed

U bent appartementseigenaar in een klein appartementencomplex. U weet dat er een Vereniging van Eigenaren (VvE) is, maar daarvan hebt u nooit iets gemerkt. Zo is er in de vijftien jaar dat u eigenaar bent, nog nooit een vergadering georganiseerd of onderhoud gepleegd. Het complex begint nu echt in verval te raken. Er moet dus snel iets gebeuren. Eerder schreven we al een in dit artikel over het activeren van een slapende VvE. Naar aanleiding van dat artikel hebben we vragen van appartementseigenaren gehad om dit nog verder toe te lichten. In dit artikel hebben we deze punten voor u op een rijtje gezet en leest u wat u moet doen om een slapende VvE te activeren.

Zorg voor een (actieve) VvE

We hoeven u vast niet (meer) uit te leggen waarom het belangrijk is dat uw VvE actief is. Een inactieve VvE heeft vaak tot gevolg dat er geen onderhoud wordt gepleegd. Als gevolg daarvan gaat de kwaliteit van het complex achteruit. Hierdoor daalt de waarde van uw appartement en kunnen er gebreken ontstaan. Logisch.

Omdat er binnen de VvE geen geld is, komt het er dan vaak op neer dat de eigenaren in één keer een groot bedrag moeten betalen. Een slapende VvE bemoeilijkt (dus) de verkoop van uw appartement. Ook omdat veel banken geen hypotheek verstrekken voor appartementen binnen een inactieve VvE. Genoeg reden dus om die VvE te activeren! Maar hoe doet u dat?

Wat moet u doen om een VvE te activeren?

De volgende acties moet u ondernemen om de VvE van uw complex te activeren:

• Benoeming bestuur.

De vergadering benoemt één of meer bestuurders. Ga dus na of er binnen uw VvE interesse is voor een bestuursfunctie. Zijn er meerdere gegadigden? Houd er dan rekening mee dat het bestuur moet bestaan uit een oneven aantal, onder wie een voorzitter. Zij er geen gegadigden? Dan kan deze functie ook worden uitbesteed aan derden.

• Benoeming voorzitter van de vergadering.

De vergadering benoemt een voorzitter die de (fysieke) vergaderingen leidt. Dit kan de bestuursvoorzitter zijn, maar dat hoeft niet.

• Benoeming kascommissie.

De vergadering benoemt – uit haar eigen leden – een kascommissie. Deze commissie controleert de jaarstukken en brengt advies uit aan de vergadering (van de VvE) over het verlenen van decharge aan de bestuursleden.

• Openen van bankrekening

De VvE moet geld innen én betalen. Als er nog geen bankrekening is, dan moet er een worden geopend op naam van de VvE.

• Afsluiten verzekeringen.

Het bestuur moet ten behoeve van alle gezamenlijke eigenaars een collectieve opstalverzekering en WA-verzekering afsluiten. Verder adviseren we altijd om een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Tot slot kunt u ook een rechtsbijstandsverzekering afsluiten, maar dat hoeft niet. Bij het afsluiten van een dergelijke verzekering adviseren we u wel om goed de algemene voorwaarden te bestuderen. Het een en ander zodat u precies weet waarvoor u wél en waarvoor u niet verzekerd bent. Onze ervaring is namelijk dat in de praktijk behoorlijk wat zaken worden uitgesloten.

• Inschrijven VvE in het Handelsregister.

Het inschrijven van de VvE in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is een wettelijke verplichting. Niet-nakoming daarvan is een economisch delict, waarop een forse boete staat. Het is dus belangrijk dat (ook) uw VvE deze verplichting naleeft.

• Opstellen begroting.

Er moet een begroting worden opgesteld, waarin alle te verwachten baten en lasten van de VvE worden opgenomen.

Meerjarenonderhoudsplan

De kosten voor het grootschalig onderhoud vormen een belangrijk onderdeel van de begroting. Vergeet dus niet om een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te laten stellen. Zo wordt namelijk duidelijk welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en wat daarvan de financiële consequenties zijn. Op die manier wordt inzichtelijk wat er (maandelijks) door de appartementseigenaren moet worden ingebracht om ervoor te zorgen dat het pand weer in goede conditie komt te verkeren of in goede conditie blijft verkeren.

Reservefonds

Houd er rekening mee dat het wettelijk verplicht is om een reservefonds aan te houden. Vanaf januari 2018 komt er bovendien een wettelijk voorgeschreven minimumnorm voor de vulling van het reservefonds. Voor VvE’s die daarover beschikken, vormt de MJOP de basis voor de (minimale) vulling van het reservefonds. Is er geen MJOP? Dan moet jaarlijks minimaal 0,5% van de herbouwwaarde opzij worden gelegd. Over deze belangrijke nieuwe wettelijke verplichting schreven wij al eerder een artikel.

Welke concrete stappen moet u zetten?

We zetten het nog even voor u op een rijte.

Organiseer een algemene ledenvergadering.

De bovenstaande actiepunten moeten dus zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Dat lukt echter niet zonder de vergadering van eigenaars. Het is daarom zaak om zo snel mogelijk een (fysieke) algemene ledenvergadering te organiseren. Dit doet u als volgt:

• Verstuur alle appartementseigenaren een brief waarin zij worden uitgenodigd voor een algemene ledenvergadering op een bepaalde tijd en plaats. In deze uitnodiging stelt u alle eigenaars op de hoogte van wat er moet worden besproken en welke besluiten moeten worden genomen. Dit doet u door de agenda aan de uitnodiging toe te voegen.
• Let op! Het is belangrijk dat de agenda minimaal vijftien dagen voordat de vergadering plaatsvindt, wordt rondgestuurd. Verstuurt u de uitnodiging te laat, dan kunnen alle genomen besluiten worden vernietigd.
• Om te zorgen voor een zo groot mogelijk draagvlak, kan het verstandig zijn om het idee voor het activeren van de VvE alvast te bespreken met de andere appartementseigenaars. Plan bijvoorbeeld eerst een voorbespreking of organiseer twee ledenvergaderingen zodat de uit te voeren actiepunten alvast inhoudelijk kunnen worden besproken.

Vervolgstappen.

Welke stappen u na de ALV moet zetten, hangt af van de uitkomst van de vergadering:

• er komt (bijna) niemand opdagen;
• een meerderheid stemt voor;
• een meerderheid stemt tegen.

Er komt (bijna) niemand opdagen

In de meeste splitsingsreglementen (het Modelreglement 2006 uitgezonderd) wordt voorgeschreven dat ten minste de helft van het aantal stemmen op de vergadering aanwezig is of vertegenwoordigd moet zijn. Wordt dit aantal niet gehaald, dan moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven. Zijn er dan weer te weinig stemmen vertegenwoordigd? Dat is dan jammer voor de niet-aanwezigen, want bij deze tweede vergadering kunnen er wel besluiten worden genomen. Ga dus in de splitsingsakte na of er in uw geval een quorum (voorgeschreven aantal aanwezige stemmen) geldt.

Een meerderheid stemt voor

Als een meerderheid voor stemt, kan uitvoering worden gegeven aan de genomen besluiten. De VvE kan dan dus worden geactiveerd. Zorg er vervolgens voor dat de VvE wakker blijft door minimaal één keer per jaar een vergadering uit te schrijven. Tijdens deze vergadering moet dan in ieder geval de begroting voor het komende jaar worden besproken. Verder moet het bestuur in deze vergadering verantwoording afleggen over het handelen van het afgelopen jaar.

Een meerderheid stemt tegen.

Lukt het niet om de andere appartementseigenaren ervan te overtuigen dat de VvE nu toch echt moet worden geactiveerd? Dan kunt u de hulp van de rechter inschakelen. De rechter kan de negatieve besluiten ongedaan maken en een vervangende machtiging afgeven voor de voorgestelde besluiten.

Maatregelen vanuit de overheid

De afgelopen jaren zijn door de overheid diverse maatregelen getroffen om het activeren van VvE’s te bevorderen en (zo) de onderhoudsstaat van appartementencomplexen te verbeteren. Het meest recente voorbeeld daarvan is de introductie van de nieuwe wet die lenen voor VvE’s mogelijk maakt en een minimale vulling van het reservefonds voorschrijft. Deze verplichting maakt het mogelijk om (desnoods via de rechter) af te dwingen dat er door de individuele leden voldoende gespaard wordt voor onderhoud.

Ook gemeentes kunnen een rol spelen bij het activeren van slapende VvE’s. Dat kan echter alleen wanneer er een slechte onderhoudstoestand dreigt. Op basis van artikel 5:127a van het Burgerlijk Wetboek kan de gemeente dan – nadat zij daartoe een machtiging van de VvE heeft gekregen – een ALV organiseren. In die ALV kan de gemeente vervolgens het woord voeren en eventueel voorstellen doen met betrekking tot het onderhoud. Indien de toepassing van de bevoegdheden van artikel 5:127a van het Burgerlijk Wetboek geen soelaas biedt, kan de gemeente eventueel gebruikmaken van haar bevoegdheid van artikel 12d Woningwet. Op grond daarvan kan het college van uw gemeente een VvE verplichten om een onderhoudsplan op te (laten) stellen.

Er zijn gemeenten in Nederland die actieve hulp aanbieden bij het activeren van een slapende VvE. De gemeente Den Haag is hier een goed voorbeeld van. Weigeren de andere eigenaren in eerste instantie hun medewerking te verlenen aan het activeren van de VvE? Dan is het niet onverstandig om eens navraag te doen of uw gemeente hierin iets voor u kan betekenen.